Hướng Dẫn Xin Letter of Release Khi Chuyển Ngành Tại Úc

Việc xin thư chấp thuận (Letter of Release) là bước quan trọng nếu bạn muốn chuyển ngành tại Úc. Bài viết này cung cấp hướng dẫn rõ ràng về điều kiện, lý do hợp lệ, quy trình nộp hồ sơ và những lưu ý quan trọng liên quan đến visa và COE để đảm bảo quá trình chuyển ngành diễn ra đúng quy định.

1. Thư chấp thuận (Letter of Release) là gì?

Letter of Release (thư chấp thuận) là văn bản do trường hiện tại đang học cấp, cho phép du học sinh chuyển sang khóa học tại một trường khác trong vòng 6 tháng đầu tiên của khóa học chính. Tài liệu này đảm bảo việc chuyển đổi tuân thủ ESOS Framework và National Code 2018 – các quy định quản lý sinh viên quốc tế tại Úc.

Trong nhiều trường hợp, Letter of Release là yêu cầu bắt buộc để trường mới có thể cấp CoE (Confirmation of Enrolment) cho bạn.

2. Khi nào bạn cần Letter of Release để chuyển ngành tại Úc?

Bạn sẽ cần Letter of Release trong các tình huống sau:

2.1. Chưa hoàn thành 6 tháng khóa học chính

Nếu bạn đang học khóa chính (thường là Diploma, Bachelor, Master…) và muốn chuyển ngành tại Úc, bạn phải xin Letter of Release vì trường hiện tại có trách nhiệm đảm bảo việc chuyển đổi là hợp lý và không ảnh hưởng đến lộ trình visa của bạn.

2.2. Thay đổi ngành học sang lĩnh vực hoàn toàn khác

Ví dụ: từ Business chuyển sang Community Services hoặc Nursing.

Trường thường yêu cầu bạn chứng minh lý do hợp lệ và phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp.

2.3. Xin chuyển trường do lý do cá nhân hoặc học thuật

Một số trường hợp như:

• Môn học quá tải hoặc không phù hợp với năng lực
• Không tiếp cận được dịch vụ hỗ trợ sinh viên
• Trải nghiệm học tập không đúng với cam kết
• Các vấn đề sức khỏe hoặc hoàn cảnh gia đình ảnh hưởng đến tiến độ học

3. Các lý do hợp lệ để xin chuyển ngành tại Úc

Để trường xem xét cấp Letter of Release, bạn cần cung cấp những lý do rõ ràng, hợp lý và có bằng chứng đi kèm. Một số lý do phổ biến gồm:

3.1. Ngành học hiện tại không còn phù hợp với định hướng nghề nghiệp

Đây là lý do mạnh và thuyết phục nhất nếu bạn trình bày rõ ràng:

• Sau một thời gian học, bạn nhận ra kiến thức không phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp dài hạn.
• Bạn đã nghiên cứu thị trường lao động Úc (ví dụ ngành Community Services, Aged Care, Disability Support đang thiếu nhân lực) và thấy rằng chuyển ngành sẽ giúp nâng cao khả năng phát triển nghề nghiệp.
• Việc tiếp tục ngành cũ sẽ gây lãng phí thời gian, không mang lại giá trị thiết thực cho tương lai.

3.2. Gặp khó khăn về học thuật

Áp dụng khi bạn thực sự gặp khó khăn liên quan đến:

• Thuật ngữ chuyên môn quá phức tạp
• Phương pháp giảng dạy không phù hợp
• Môn học yêu cầu nền tảng kiến thức mà bạn không có
• Khối lượng bài tập lớn gây áp lực và ảnh hưởng đến kết quả học

3.3. Vấn đề sức khỏe hoặc hoàn cảnh cá nhân

Đây là lý do hợp lệ theo ESOS nếu có bằng chứng:

• Stress, lo âu, trầm cảm, burnout ảnh hưởng đến khả năng học
• Sức khỏe thể chất không phù hợp với tính chất ngành
• Hoàn cảnh gia đình thay đổi (tài chính, chăm sóc người thân…)

3.4 Trường không cung cấp dịch vụ hỗ trợ như đã cam kết

Lý do này hợp lệ khi:

• Trường thiếu placement hoặc không thể bố trí đúng thời hạn
• Giảng viên thay đổi liên tục khiến chất lượng giảng dạy giảm
• Hỗ trợ sinh viên quốc tế không hiệu quả
• Cơ sở vật chất không đáp ứng cho ngành học

3.5 Có bằng chứng cho thấy khóa học mới mang lại lợi ích tốt hơn

Lý do này mang tính chiến lược, đặc biệt khi bạn chuyển sang ngành có xu hướng phát triển mạnh tại Úc.

Bạn cần chứng minh rằng:

• Ngành mới có triển vọng tốt hơn (dẫn chứng từ Job Outlook, Skills Priority List…)
• Kỹ năng của bạn phù hợp hơn với ngành mới
• Bạn có kinh nghiệm hoặc đã từng tham gia tình nguyện liên quan
• Lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, thực tế

4. Quy trình xin Letter of Release khi chuyển ngành tại Úc

Quy trình có thể khác nhau tùy trường, nhưng nhìn chung gồm 5 bước chính:

Bước 1: Trao đổi với bộ phận Student Support hoặc International Office

• Hầu hết các trường có mẫu đơn hoặc cổng nộp form online.
• Hãy trình bày rõ mục đích chuyển ngành tại Úc và các lý do hợp lệ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chứng minh

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Statement of reasons (thư giải trình)
• Thư mời (Offer Letter) từ trường mới
• Tài liệu chứng minh lý do cá nhân/học thuật (nếu có)
• Kế hoạch học tập mới (study plan)

Bước 3: Nộp đơn xin Letter of Release

• Nộp qua hệ thống online của trường hoặc email theo hướng dẫn.
• Trường có thể yêu cầu thêm buổi tư vấn để đánh giá nhu cầu chuyển ngành.

Bước 4: Trường xem xét và phản hồi

Trường sẽ đánh giá dựa trên:

• Lý do chuyển ngành
• Ảnh hưởng đến visa
• Lợi ích học tập của sinh viên
• Mức độ chứng minh rõ ràng trong hồ sơ

Bước 5: Nhận kết quả và tiến hành xin CoE mới

• Nếu được duyệt, bạn sẽ nhận Letter of Release để nộp cho trường mới nhằm cấp CoE mới.
• Nếu bị từ chối, trường phải nêu lý do rõ ràng và bạn có quyền khiếu nại nội bộ theo quy định.

5. Thời gian xử lý hồ sơ Letter of Release

• Thông thường: 5 – 20 ngày làm việc, tùy quy trình mỗi trường.
• Một số trường xử lý nhanh trong 3 ngày, nhưng cũng có trường cần tới 4 tuần nếu yêu cầu thêm thông tin bổ sung.

Mẹo để rút ngắn thời gian:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu
• Trình bày kế hoạch học tập rõ ràng và thuyết phục
• Đảm bảo khóa học mới có liên quan hoặc có định hướng nghề nghiệp cụ thể

6. Những lưu ý quan trọng về visa và COE khi chuyển ngành tại Úc

Việc chuyển ngành tại Úc không chỉ liên quan đến trường học mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trạng thái visa của bạn. Vì vậy, hiểu rõ các quy định liên quan đến COE, visa và mức độ rủi ro là điều bắt buộc để tránh ảnh hưởng đến quyền lưu trú.

6.1. COE cũ sẽ bị hủy khi bạn xin Letter of Release

Khi trường hiện tại cấp Letter of Release, điều đó đồng nghĩa rằng bạn sắp rời chương trình học cũ để chuyển sang khóa học mới. Lúc này:

COE cũ sẽ bị hủy hoặc không còn hiệu lực:

• Trường hiện tại sẽ báo cáo với PRISMS – hệ thống quản lý sinh viên quốc tế của Chính phủ Úc.
• Khi COE bị hủy, visa của bạn vẫn còn hiệu lực, nhưng bạn bắt buộc phải có COE mới để duy trì tình trạng “đang học”.

Không được để trống thời gian giữa COE cũ và COE mới:

Khoảng trống (study gap) kéo dài có thể khiến Bộ Di Trú nghi ngờ bạn không thực sự duy trì việc học, dẫn đến:

• Rủi ro bị yêu cầu cung cấp thêm bằng chứng (Request for Further Information – RFI)
• Rủi ro xem xét lại điều kiện visa 8105 và 8202
• Trường hợp xấu nhất, visa có thể bị hủy nếu Bộ Di Trú cho rằng bạn không đáp ứng điều kiện “maintain enrolment”

6.2. Khóa học mới phải cùng hoặc cao hơn cấp độ AQF

Theo quy định visa 500, sinh viên quốc tế không được tự ý chuyển xuống bậc học thấp hơn nếu không xin phép hoặc thông báo với Bộ Di trú. (ví dụ từ Bachelor xuống Diploma)

Bởi vì khi bạn nộp visa ban đầu, bạn đã chứng minh mục đích học tập của mình (GTE).

Nếu tự ý chuyển xuống một khóa học thấp hơn:

• Bộ Di Trú có thể cho rằng bạn không còn giữ mục tiêu học tập ban đầu.
• Bạn có thể bị đánh giá là không còn đáp ứng Genuine Student Requirement.
• Visa có thể bị ảnh hưởng khi gia hạn hoặc khi xin COE mới.

6.3. Tránh chuyển ngành quá nhiều lần

Việc chuyển ngành liên tục có thể gây nghi ngờ về mục đích học tập khi gia hạn visa hoặc khi xem xét GTE. Chính vì vậy, chỉ chuyển ngành khi thực sự cần, có lý do rõ ràng, và phải trình bày kế hoạch học tập thuyết phục.

6.4. Lưu hồ sơ đầy đủ

Các giấy tờ liên quan đến việc xin chuyển ngành đều là bằng chứng quan trọng khi:

• Làm việc với trường mới
• Gia hạn visa
• Giải trình với Bộ Di Trú nếu được yêu cầu
• Kiểm tra tuân thủ quy định của visa

Hãy lưu tất cả tài liệu dạng PDF trên cloud (Google Drive, Dropbox…) và đặt tên rõ ràng để dùng khi cần.

Việc xin Letter of Release là bước quan trọng khi bạn muốn chuyển ngành tại Úc. Chuẩn bị hồ sơ rõ ràng, lý do hợp lệ và hiểu đúng quy trình sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế rủi ro ảnh hưởng tới visa.

>> Nếu bạn đang cân nhắc chuyển ngành tại Úc và cần hỗ trợ đánh giá hồ sơ, lộ trình visa hoặc chuẩn bị hồ sơ Letter of Release, hãy liên hệ đội ngũ của Next Gem để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.